让 AI 真正进入业务流程

理解 AI 工作流自动化最直接的方式，是拆解一个真实运行的工作流。

以下是一套 AI lead 判断工作流从新询盘进入到销售跟进的完整过程。

1. 触发。新 lead 通过网站表单、合作渠道或邮件进入。工作流自动启动——无需任何手动操作。
2. AI 阅读完整询盘。AI 整体阅读原始询盘，而不是逐关键词扫描。它能识别购买意图、紧迫程度信号、预算提及、服务类型和时间节点。
3. 提取结构化数据。AI 从非结构化文本中提取具体字段：lead 类型、可能的服务类别、所在地、具体需求、语气信号和超出服务范围的标记。
4. 分配优先级评分。根据提取信号和调研阶段定义的评分规则，AI 给出 1 到 10 的评分。评分逻辑是明确的，不是黑盒——每个分数都能追溯到具体字段值。
5. 撰写销售简介。生成三到五句话的简介，用平实语言说明：这个 lead 想要什么、为什么评分高或低、建议的第一步回应是什么。
6. 创建 CRM 记录。记录写入 CRM，提取字段已填充，优先级评分已挂载，简介已作为备注添加。Lead 根据预设分配规则路由给正确的销售人员。
7. 销售人员响应。销售人员看到的是完整、已排序的 lead——而不是原始文本。高优先级 lead 触发任务或通知。销售人员阅读简介，有异议时可以调整，然后开始联系。
8. 反馈记录。当销售人员覆盖评分或标注提取有误时，这个信号会被记录。它进入工作流优化循环，让评分随真实使用不断改进。

每一步都可以配置。涉及的系统——CRM、表单平台、邮箱、任务管理器——根据你的业务现有工具对接。

文档处理工作流结构与 lead 判断类似，但处理的是文件而不是文字提交。

1. 文档进入。一份发票、表单、合同或合规报告通过邮件、上传或共享文件夹进入。到达即自动触发工作流。
2. 分类。AI 识别文档类型——发票、采购订单、服务协议、客户申请表、合规表单或其他类别。文档类型决定后续使用哪个提取模板和路由规则。
3. 字段提取。AI 针对该文档类型提取关键字段。发票类：供应商名称、ABN、明细项、总金额、到期日、付款条件、银行信息。申请表类：申请人信息、申报数字、已附材料清单。
4. 校验。提取字段与业务规则核对。发票总额与明细项是否一致？供应商是否在审批供应商名单中？ABN 格式是否有效？校验失败则标记为人工审核，而不是自动继续处理。
5. 路由。文档根据类型、金额和异常状态路由到对应系统或人员。低于阈值的常规文档直接进入处理队列；标记或高金额文档进入审核人视图，提取字段已预填充。
6. 人工确认。审核人看到结构化摘要，提取字段高亮显示。确认一份常规文档只需一次点击。复杂文档的所有判断信息已就位，无需翻阅原始文件。
7. 写入系统。确认后的数据直接写入财务系统、ERP、数据库或文档管理平台。没有复制粘贴，没有重复录入 AI 已经读取的信息。

文档处理工作流通常将每份文档的处理时间缩短 60–80%，对于常规文档类型，人工录入错误几乎降至零。

在澳大利亚，单个 AI 工作流——例如把自由文本记录或收到的文件转成结构化、经校验的数据记录——的开发费用通常在 A$3,000–6,000。带审核界面、与现有平台集成并含报表的多步骤 AI 系统，通常在 A$12,000 到 A$45,000 之间。

有一项成本是 AI 项目特有的：AI 模型的调用由服务商按处理量计费。对大多数业务工作流来说，这笔运营成本相对节省的人力时间来说并不大，而且 tPanel 在设计工作流时会让文件只处理一次、不重复消耗。开发费之外，持续支持是固定的每月 A$1,000——不按人头，也不按 build 金额的百分比。

• 单个 AI 工作流：一次性 A$3,000–A$6,000
• 带审核与集成的多步骤 AI 系统：一次性 A$12,000–A$45,000
• AI 模型调用：按量计费，通常是不大的运营成本
• 支持：固定每月 A$1,000

AI 工作流通常是在自动化一个已经存在的流程——非 AI 的基础部分见业务流程自动化。不同项目类型的完整费用区间，见澳大利亚定制软件成本指南。